Registrierkasse: Handgeschriebener Beleg weiterhin möglich

Belegerteilungspflicht

Für jeden Betrieb besteht ab 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitnehmen.
Erleichterungen hinsichtlich der zeitlichen Erfassung der Bareinnahmen in der Registrierkasse gibt es für „mobile Gruppen“. Darunter fallen Unternehmer, die auch Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätte erbringen. Diese müssen keine Registrierkasse mitführen, sondern haben bei Leistungserbringung einen Beleg auszustellen und die Belegdurchschrift bei Rückkehr an die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub nachträglich zu erfassen.

Ausnahmen oder Erleichterungen bei der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht sind für gewisse Unternehmerarten und Umsätze möglich:

  • Umsätze im Freien („Kalte-Händeregelung“) bis zu € 30.000,– im Jahr
  • Bestimmte Automaten wie etwa Tischfußball-, Musik- oder Dartautomaten
  • Onlineshop-Umsätze, die nicht mit Bargeld erzielt werden
  • Bestimmte Kantinen, Buschenschanken und Hütten (Alm-, Berg-, Ski-…)

Beispiele für mobile Gruppen Umsätze von (Tier-) Arzt, Friseur, Masseur, Hebamme, Schneider, Installateur, Tischler und Reiseleiter, Fremdenführer, Schilehrer etc. (siehe Erlass des Bundesministerium für Finanzen vom vom 4.8.2016, BMF-AV Nr. 123/2016, unter Punkt 6.7.5)

Für die Belege bzw. Kassenbelege, die bei Barzahlung ausgestellt und der Kundin/dem Kunden ausgefolgt werden müssen, ist ein bestimmter Mindestinhalt vorgeschrieben:

  • Unternehmerbezeichnung
  • Fortlaufende Nummer
  • Datum der Belegausstellung
  • Menge/handelsübliche Bezeichnung von Ware oder Dienstleistung (die Bezeichnung muss so gewählt sein, dass eine Identifikation möglich ist, muss aber nicht so detailliert sein als für
    eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt)
  • Betrag

Auf Wunsch des Kunden ist jedoch für umsatzsteuerliche Zwecke eine Rechnung mit der handelsüblichen Bezeichnung im Sinne des § 11 UStG auszustellen dann sollte aber am Kassenbon „Duplikat“ stehen, um eine doppelte Umsatzsteuerschuld zu vermeiden. Am Kassenbon müssen nicht alle Artikel oder Leistungen nochmals angeführt werden, es reicht ein Verweis wie z.B. „Zahlungsbestätigung für die Rechnung Nr. …“.

Grundsätzlich muss für jeden Barumsatz ein Beleg im Sinne des § 132a BAO ausgestellt werden. Dies gilt auch für Kleinstbeträge wie beispielsweise 50 Cent. Es gibt daher keine betragliche Untergrenze für den einzelnen Barumsatz.

 

Seit 1. April 2017 (Pflicht zur Ausstattung jeder Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung) müssen Kassenbelege zusätzlich folgende Angaben enthalten:

  • Kassenidentifikationsnummer
  • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
  • Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
  • Inhalt des maschinenlesbaren Codes (OCR-, Bar- oder QR-Code)

Vom Beleg muss die Unternehmerin/der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und diese sieben Jahre aufbewahren.

 

Zusätzliche Informationen

Informationen zu Kassenbelege